Budgets du CSE, règles comptables, placements et trésorerie

L’organisation du Comité Social et économique : Si le CSE dispose en général de deux budgets, seul le budget de fonctionnement du CSE est obligatoire. Les règles d’utilisation de ces deux budgets sont précises et contraignantes.

Le budget socioculturel du CSE : facultatif

L’origine du « monopole » des activités sociales et culturelles appelées ASC (voir l’article « CE PUIS CSE, LES ORIGINES ») est la cause initiale du caractère facultatif du budget socioculturel.

Il est rare que des comités n’aient aucun budget social et culturel, mais cela existe (moins de 5 % des CSE).
D’abord parce que plus de 40 % des conventions collectives rendent obligatoire le budget des ASC. Ensuite parce que les avantages tirés des activités sociales culturelles appelées ASC, par les salariés ne sont, ni soumises à charges sociales, ni soumises à l’impôt sur le revenu. La plupart des employeurs savent que cette redistribution financière indirecte est appréciée des salariés et coûte moins cher que du salaire.
Enfin, parce que lors de sa création, un CSE doit recevoir au minimum un budget égal aux dépenses sociales de l’entreprise précédant la première élection du CSE. Ce budget précédent (s’il a existé dans au moins une des trois années précédentes) est traduit en pourcentage de la masse salariale brute de l’année en question. Ce pourcentage est définitif, l’employeur ne pourra plus le réduire.

Le budget de fonctionnement du CSE : légalement obligatoire

C’est depuis le 1er novembre 1982 que l’employeur est obligé de verser au CE puis au CSE un budget dit « de fonctionnement » d’un montant de 0,2 % de la masse salariale brute (d’où son surnom de « 0,2 »).
Désormais, aussi, de 0.22 %… mais seulement pour les entreprises de plus de 2000 salariés.
Ce budget a notamment une origine judiciaire. Le comité d’établissement Peugeot- Sochaux avait été condamné, à l’initiative de la direction, le 15 février 1979 par la cour d’appel de Besançon à annuler sa décision d’embaucher un économiste rémunéré avec les moyens du seul budget de l’époque, le budget des œuvres sociales. La cour de cassation confirma le jugement de la cour d’appel par un arrêt du 16 décembre 1980.
Les lois AUROUX d’octobre 1982 créèrent ce budget de fonctionnement en référence à cette interdiction faite aux CE de rémunérer un expert assistant le CE dans son rôle économique avec le budget des œuvres sociales. Ce budget était donc bien créé pour l’autre rôle du CE (et désormais du CSE) : son rôle économique et professionnel. C’est d’ailleurs le sens de tous les arrêts de la cour de cassation sur le sujet depuis septembre 1989.

À quoi sert le budget socioculturel du CSE appelées Budget des ASC?

C’est l’article R2312-35 qui fixe les motifs d’utilisation du budget socioculturel ou budget des ASC : cantines, coopératives de consommation, logements, jardins familiaux, crèches, colonies de vacances, loisirs et activité sportive, bibliothèques, cercles d’études, cours de culture générale. La cour de cassation admet que quand le CE (le CSE désormais) organise l’une de ces activités, l’avantage en nature dont bénéficie ainsi le salarié n’est pas soumis à charges sociales. Hors cette liste point de salut, au plan strictement légal.
Bien sûr chaque mot de cette liste issue de 1941 ouvre droit à des prestations plus modernes. Par exemple : le mot cantine se traduit aussi en distributeurs automatiques de boissons chaudes ou froides, de plats à réchauffer, de sandwiches ou de pâtisseries et même titres-restaurants. Le mot loisirs induit les traditionnelles fêtes de Noël mais aussi les sorties au théâtre, au cinéma ou dans les parcs d’attraction, etc.
De son côté l’URSSAF a défini des tolérances administratives en matière de bons d’achat et de remboursement d’activités culturelles et sportives.
Attention : un trésorier ne doit jamais dire « on a le droit de distribuer des bons d’achat aux salariés », mais « l’URSSAF tolère qu’on distribue des bons d’achat aux salariés ». Les tribunaux ne reconnaissent pas ces tolérances qu’il faut respecter à la lettre.

À quoi sert le budget de fonctionnement du CSE ?

• À rémunérer les experts que choisit le CSE pour l’assister et le conseiller et l’aider dans toutes ses tâches, mais aussi à régler désormais 20 % des honoraires de l’expert qui assiste le CSE pour la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, les opérations de concentration, les offres publiques d’acquisition, le droit d’alerte économique, l’introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.
• À financer le fonctionnement administratif du CSE, les déplacements des élus, leurs outils de communication (ordinateur, téléphone fixe et portable, tablettes, etc.), leurs outils d’information (livres, journaux, salons, colloques, etc.), la formation des élus y compris les DS et RS de l’entreprise, l’assistance au CSE, etc.

Budget de fonctionnement du CSE, ce qu’il ne faut pas faire

La loi interdit de comptabiliser une dépense sociale et culturelle au budget de fonctionnement. Ainsi on ne peut pas comptabiliser au budget de fonctionnement :

• La cotisation à un service inter-CSE auprès duquel le CSE achète de la billetterie, des voyages, des cartes de réduction dans des commerces, etc.
• L’achat de cartes de réduction quelle qu’en soit l’utilisation faite par les salariés.
• Les frais de dossier pour la commande de chèques vacances, bons d’achat, chèques-cadeaux, etc.
• Les frais de déplacement d’élus pour visiter un parc d’attraction, un hôtel en vue d’un voyage, etc.
• D’une manière générale toute activité sociale et culturelle qui bénéficie aux salariés.
• Des repas d’élus ou des frais de déplacement qui n’ont pas de motif valable au regard de l’activité du comité.

Le CSE peut transférer une partie du reliquat d’un budget à un autre

Il est possible pour les membres du CSE de transférer une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget ASC (L2315-61), et inversement (L2312-84). Ce transfert nécessite une délibération du CSE, ce qui suppose l’inscription du sujet à l’ordre du jour et que cette décision soit adoptée à la majorité des voix. Ce transfert est limité à 10 % du reliquat (R2315-31-1 et R2312-51) Cette opération requiert donc, au préalable, de procéder à l’arrêté des comptes de l’année échue pour connaître le reliquat du budget de fonctionnement et du budget des ASC de l’année. La somme transférée et ses modalités d’utilisation doivent être inscrites dans les comptes du CSE ainsi que dans le rapport annuel présentant des informations qualitatives sur les activités et la gestion financière du CSE (L2315-61et R2312-51).

Il faut cependant rester prudent. Lorsqu’une expertise implique un cofinancement du CSE à hauteur de 20% (cf. ci-dessus), mais que le CSE n’a pas les moyens nécessaires pour pallier cette dépense, l’employeur a l’obligation de prendre en charge la totalité de ces frais d’expertise.

Mais, s’il y a eu un transfert du budget de fonctionnement vers le budget ASC au cours des trois années précédentes, l’employeur n’est plus obligé de prendre en charge ces 20% (L2315-80, 3°). Et l’expertise devient donc impossible.

Par ailleurs, si le financement des frais d’expertise est pris en charge par l’employeur en raison d’un budget insuffisant, le CSE ne peut plus transférer d’excédents du budget de fonctionnement vers le budget socioculturel ou budget des ASC pendant les trois années suivantes (L2315-61).

Le CSE peut prêter l’argent du budget de fonctionnement au budget social (budget des ASC)

La loi impose au CSE de séparer la comptabilité du budget de fonctionnement de celle du budget social et culturel ou budget des ASC. Mais séparer la comptabilité ne veut pas dire séparer les liquidités sur deux comptes courants bancaires. Or il est fréquent que les CSE aient une meilleure trésorerie sur le 0,2 % que sur le social (budget des ASC).

Un CSE peut avoir un seul compte courant bancaire, tout en tenant deux comptabilités séparées. La plupart des CSE préfère avoir deux comptes courants parce qu’ils y voient plus rapidement plus clair sur leurs moyens disponibles.
Cela n’empêche pas que le CSE puisse décider de prêter au budget social et culturel (budget des ASC) pour un temps déterminé une somme issue des disponibilités du 0,2 %, à condition que les ressources ultérieures du budget social permettent de rembourser la somme.

Placer la trésorerie du CSE, c’est indispensable

Il y a encore des CSE qui laissent sur leur compte courant bancaire des milliers, voire des dizaines de milliers d’euros. C’est une faute de gestion. Les élus ne gèrent pas leur argent mais l’argent du CSE au nom des salariés, ce qui les oblige à faire fructifier cet argent au profit de la collectivité.
Le premier placement est celui du livret A. particularité du livret A : si le CE qui précédait le CSE a ouvert un livret A ou bleu avant le 1er janvier 2009, il peut continuer à bénéficier des avantages fiscaux, mais s’il l’a ouvert après, il ne peut pas en bénéficier.
Le livret A ou les comptes à terme ne rapportent pas grand-chose par les temps qui courent, les SICAV de trésorerie non plus. Mais peu de chose c’est quand même quelque chose.
Bien évidemment, il est interdit à un CSE de prendre des risques en achetant des actions en bourse.

Les nouvelles règles de la comptabilité d’un CSE

Le CSE (L2315-64), bien que n’étant pas un commerçant, est dans l’obligation de respecter l’article L123-12 du code de commerce :

• Le CSE doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés selon le déroulement chronologique de l’année calendaire.
• Le CSE doit en plus faire chaque fin d’année un inventaire du patrimoine du CSE. Par exemple, les stocks de billetterie, les cadeaux non distribués, les bons d’achat ou chèques vacances encore en possession du comité.

Cette règle ne s’applique pas à la lettre à la majorité des CSE, ceux dont les versements de l’employeur pour le total des deux budgets ne dépassent pas 153 000 €. (L2315-65). Pour établir le calcul de ce plafond de 153 000 €, on déduit les éventuels versements au CSE central pour son budget de fonctionnement, voire pour les activités sociales et culturelles que le CSE d’établissement a accepté de lui confier.

Le règlement intérieur du CSE doit définir de quelle manière les comptes du CSE sont arrêtés par des membres élus du CSE désignés par lui. Pour les CSE de moins de 1000 salariés, ce sera la plupart du temps le trésorier et son adjoint (L2315-68).

Les comptes annuels de l’année précédente sont approuvés au plus tard au mois de juin en séance plénière pour les CSE dont l’exercice comptable est calé sur l’année civile (R2315-37). Cette approbation fait l’objet d’une réunion ayant ce seul sujet à l’ordre du jour et faire l’objet d’un procès-verbal CSE spécifique (L2315-68).
Nous suggérons néanmoins de prévoir cette approbation dès le mois de mars afin d’avoir plus tôt les éléments de la confiance dans le trésorier du comité… ou de pouvoir agir plus vite en conséquence en cas de problème.

Les élus chargés de présenter les comptes annuels doivent transmettre les comptes annuels et le rapport d’activité aux membres du CSE (donc y compris au Président), trois jours avant la séance plénière où ils seront présentés et validés (L2315-71).

Le CSE doit établir un rapport d’activité accompagné des informations sur sa gestion financière passée au cours de cette séance plénière. Le règlement intérieur précise les formes et les modalités d’élaboration de ce rapport. Une fois adopté par les membres du CSE, ce rapport est diffusé aux salariés de l’entreprise (L2315-69 et L2315-72).

Dans son rapport annuel en séance plénière, le trésorier du CSE décrit les éventuelles conventions passées entre le CSE et un de ses membres (L2315-70). Exemple : un des élus est propriétaire d’un étang de pêche et le CSE a passé une convention avec lui pour y organiser des parties de pêche pour les salariés.

Les pièces comptables (factures, notes de frais, relevés bancaires, etc.) des budgets du CSE sont conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice concerné (L2315-75).

Trois types de CSE, trois règles comptables différentes des budgets du CSE

Un budget de CSE a des recettes et des dépenses. Les recettes des budgets du CSE ont trois origines :

• Les ressources versées par l’employeur,
• Les participations des salariés aux activités sociales et culturelles (pour les voyages, l’achat de billetterie, etc.),
• Les intérêts perçus pour les éventuels placements de trésorerie.

Pour définir ci-après les trois types de CSE existant au plan des règles comptables, on ne retient que les ressources versées par l’employeur (et déduit des éventuels versements au CSE central).

CSE type 1 :

Pour des ressources du CSE de moins de 153 000 € (article D612-5 du code du commerce) la première règle comptable permet de tenir une comptabilité très simplifiée : tenue d’un livre de comptes recettes/dépenses dans l’ordre chronologique de l’année. En complément, le CSE fait une synthèse annuelle simplifiée présentant le patrimoine éventuel et les engagements en cours (par exemple : acompte versé pour un voyage se déroulant l’année d’après, une réservation de salle pour une fête particulière, etc.).
(Ce type de CSE concerne 70 % environ des CSE).

CSE type 2 :

Pour des ressources du CSE de plus de 153 000 € (mais inférieures à 3,1 M€), la deuxième règle comptable de tenue du budget du CSE respecte les règles comptables classiques et la présentation des comptes doit être confiée à un expert-comptable (L. 2315-76). Le coût est à la charge du budget de fonctionnement. (Environ 25 % des CSE concernés).

CSE type 3 :

Pour les CSE remplissant 2 des 3 critères suivants : effectif de 50 salariés dans le CSE, 3,1 millions de ressources, 1,55 million de bilan, la troisième règle comptable prévoit que ce type de CSE doit nommer un commissaire aux comptes pour certifier les comptes (deux CAC si les comptes sont consolidés) (L. 2315-73). Le coût de cette certification des comptes est supporté par le budget de fonctionnement. (Moins de 5 % des CSE concernés).