Bureau et règlement intérieur du CSE

Le CSE est une structure collégiale qui doit définir ses propres règles. Le comité est une personne morale à part entière dont le lieu de décision est uniquement circonscrit à la réunion plénière. Le CSE n’a pas de « patron », son action est le résultat de décisions collectives. Découvrons l’organisation du CSE avec son bureau et son règlement intérieur.

Dès qu’un CSE est élu pour la première fois il doit se réunir très rapidement après l’élection, faute de quoi il ne peut pas fonctionner.

En effet, le CSE ne peut pas se réunir sans qu’un ordre du jour soit arrêté par l’employeur (qui préside le comité) et le Secrétaire (à l’exception de la première réunion après les élections, dont l’ordre du jour est établi par le président du CSE). Si l’élection a permis aux salariés de choisir des titulaires et des suppléants, aucun d’entre eux n’est Secrétaire avant qu’un vote du comité ne l’ait décidé. C’est pourquoi l’employeur doit convoquer très rapidement une première réunion qui doit au moins comporter ce point à l’ordre du jour : désignation du Secrétaire. Le CSE peut aussi désigner son Trésorier à cette première réunion puisque la loi impose que le CSE en désigne un

Désigner un Secrétaire

Le secrétaire a, notamment, deux pouvoirs :

• Arrêter l’ordre du jour avec l’employeur.
• Rédiger le projet de procès-verbal CSE (PV).

En dehors de ces deux responsabilités, le Secrétaire n’a pas le pouvoir de prendre une décision au nom du comité. Il doit attendre qu’un vote en réunion plénière lui en donne mandat.

La rédaction du PV d’un CSE est fastidieuse, demande de la capacité d’écoute, de prise de notes, l’esprit de synthèse. Le CSE, avec ses trois fonctions en une seule instance entraine un PV long et complexe.

La loi impose que le Secrétaire du CSE soit désigné parmi les titulaires. Un suppléant ne peut pas être élu Secrétaire.

La désignation doit résulter du vote de la majorité des voix exprimées par les membres ayant le droit de vote. Le droit de vote est réservé aux titulaires et au Président, qui peut voter lors des élections internes (ex : désignations secrétaire et trésorier). La majorité des voix exprimées signifie qu’il faut au moins la moitié +1 voix pour la désignation en tant que secrétaire (ou trésorier) d’un titulaire. Les abstentions ou votes blancs ne sont pas pris en compte pour le calcul de cette majorité.

Exemple : un CSE composé de 7 titulaires désigne son secrétaire. 3 titulaires votent pour un candidat, 1 titulaire vote pour un autre candidat. 3 titulaires s’abstiennent de voter, le Président du CSE s’abstient également. Nombre de voix exprimées = 4. Majorité = 3. Le candidat ayant obtenu les 3 votes est désigné secrétaire.

En cas d’égalité des voix, la règle de départage peut être prévue dans le règlement intérieur (candidat le plus âgé, ayant le plus d’ancienneté dans l’entreprise, ayant eu le plus de voix à l’occasion des élections professionnelles). A défaut de règle interne, il conviendra de désigner le candidat le plus âgé.

Le règlement intérieur

La loi impose que le comité « détermine dans un règlement intérieur les modalités de son fonctionnement » (L2315-24). En effet, si la loi impose qu’un Secrétaire et un Trésorier soient désignés, elle reste muette sur la nomination d’un Secrétaire-adjoint et d’un Trésorier-adjoint.

Que doit contenir un règlement intérieur ?

Tout ce que le code du travail n’a pas défini et dont le CSE a pourtant besoin, par exemple :

• Nomination, fonctions et obligations d’un éventuel Secrétaire adjoint et Trésorier adjoint, représentant du CSE ;
• Rôle des membres du CSE et rappel des règles applicables pour l’utilisation des heures de délégation ;
• Organisation financière et bancaire du comité ;
• Modalités d’organisation des réunions avec éventuelles réunions préparatoires précédant les réunions plénières ;
• Délai pour les élus qui veulent transmettre une suggestion d’ordre du jour au Secrétaire ;
• Élaboration et diffusion d’un compte rendu de la réunion plénière ;
• Conditions de prise de décision dans les CSE en cas d’égalité des voix ;
• Conditions de remboursement des frais de déplacement des élus.

Le règlement intérieur du CSE est élaboré et adopté par les membres du CSE, à l’occasion d’un vote en réunion plénière. Aucune disposition légale n’impose que ce règlement intérieur soit adopté lors de la première réunion du CSE, bien qu’il soit judicieux de l’adopter dans un délai raisonnable pour permettre sa pleine application. Il peut être modifié en cours de mandat selon les mêmes modalités : point à l’ordre du jour et vote en réunion.

Le règlement intérieur du CSE peut contenir des clauses imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales uniquement avec l’accord de l’employeur. Cet accord constitue un engagement unilatéral que l’employeur peut dénoncer en informant le CSE et en respectant un délai raisonnable.

Le bureau du CSE

Rien n’oblige un comité à mettre en place un bureau en tant que tel, composé des quatre responsables évoqués ci-dessus : Secrétaire, Trésorier, Secrétaire adjoint, Trésorier adjoint, auquel nous suggérons d’adjoindre un cinquième membre : un « référent » pour la commission SSCT (Santé, Sécurité, Conditions de Travail), qui aura un rôle de « secrétaire » de cette commission, lorsqu’elle est obligatoire (dans les entreprises de plus de 300 salariés).

C’est pourtant une bonne idée. Cela permet de préparer des décisions collectives, de vérifier les idées avant de les lancer en réunion, de travailler collectivement l’ordre du jour.

Le Secrétaire peut légalement décider seul de ce qu’il propose à l’employeur pour l’ordre du jour des réunions.

Le bureau n’a pas le droit de prendre des décisions :

• Seul le comité réuni en séance plénière (réunion ordinaire ou extraordinaire avec convocation par l’employeur et ordre du jour transmis trois jours avant à chaque membre) peut prendre une décision.
• La première fonction d’un bureau est de veiller à la mise en œuvre des décisions prises en séance plénière.

Le rôle du Trésorier

C’est le poste le plus exposé parce qu’il est responsable des moyens financiers du comité. Il faut donc désigner un élu rigoureux qui a assez d’autorité pour rappeler aux autres élus le respect des règles définies par le comité. Le Trésorier est l’élu qui a le plus grand besoin d’un règlement intérieur autant détaillé que possible de façon à éviter les dérives en termes de défraiements ou de dépenses qui n’ont pas été expressément autorisées par le comité.

Le code pénal punit l’abus de confiance de 3 ans de prison et de 375.000 € d’amende ! Tous ceux qui ont la signature sur les comptes du comité doivent le savoir. Il n’est d’ailleurs pas souhaitable que trop d’élus aient la signature sur les comptes, car cela dilue la responsabilité.

Pour savoir qui a signé un chèque, il est absolument nécessaire d’en faire une photocopie avant de l’envoyer au fournisseur.

Le rôle des adjoints

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir qu’en cas d’absence du Secrétaire ou du Trésorier, leur adjoint les remplacera, jusqu’à leur retour ou jusqu’à la désignation d’un nouveau Secrétaire ou Trésorier.

Le Secrétaire-adjoint et le Trésorier-adjoint doivent donc suivre le travail du Secrétaire et du Trésorier afin d’être en mesure de les remplacer en leur absence. Ils peuvent aussi les aider. C’est ce qu’il est souhaitable de définir dans le règlement intérieur.

Pour le rôle de l’élu animateur de la commission SSCT, voir l’article «Les commissions du CSE».

Le représentant juridique du CSE

Le CSE peut se faire représenter par l’un de ses membres, désigné à cet effet. Pour que le CSE soit représenté à l’égard des tiers, le recours à une telle désignation est indispensable. Il peut être parfois identifié comme « mandataire », dans le sens où il reçoit mandat par le CSE pour le représenter à l’égard des tiers. Ce mandat peut alors être utilisé dans le cadre de la conclusion de contrat, de disposer du patrimoine du CSE, d’agir en justice pour réclamer l’application d’un droit, être indemnisé d’un préjudice subi ou pour se défendre le cas échéant, …

Ce mandat doit être exprès et non tacite. Il peut être général et permanent ou être pour une situation déterminée.

Il peut être prévu dans le règlement intérieur du CSE. Il peut être nominatif ou viser une fonction (secrétaire par exemple). A défaut d’un tel mandat, aucun membre du CSE n’est habilité à le représenter.

Par exception, le Secrétaire du CSE est habilité à exécuter les actes de gestion courante au nom du CSE sans avoir à justifier d’un mandat spécifique.

Le rôle du Président

L’employeur, ou le directeur d’établissement, est Président du CSE, du comité social et économique central ou du comité social et économique d’établissement. Hommes ou femmes de pouvoir et de décision, ils ont souvent du mal à comprendre que leur titre de Président ne leur donne pas de pouvoir spécifique au sein du comité. La loi indique que le Président du comité ne peut pas voter lorsqu’il consulte les membres du comité en tant que représentants du personnel.

La jurisprudence n’a donné (pour le CE, en attendant des jurisprudences pour le CSE qui sur ce point devraient être identiques) qu’un droit de vote au Président : l’élection du Secrétaire et du Trésorier. Paradoxalement, il est rare que l’employeur utilise ce droit de vote.

Il parait logique qu’il ait une voix lors de l’adoption du PV, bien qu’il n’y ait aucune jurisprudence en la matière. Il est malheureusement fréquent qu’il interdise telle ou telle rédaction d’un PV, bien que la loi ne lui donne pas ce pouvoir.

Les tribunaux ont aussi précisé qu’il n’avait pas le droit de participer au vote quand le comité prend une décision de dépense, que ce soit pour le budget de fonctionnement du CSE ou le budget socioculturel.

De même quand le CSE désigne ses représentants dans une autre instance : CSEC, représentants au CA, membre d’une commission, etc.

Président du CSE sans pouvoir… il est aussi employeur de chaque salarié élu et se sert de ce pouvoir bien réel pour tenter d’imposer son point de vue sur les décisions du comité. À l’autorité naturelle de nombre de dirigeants s’ajoute un rapport de force que les élus n’arrivent pas toujours à maîtriser. Il convient alors de se rappeler que les élus titulaires, suppléants, les représentants syndicaux et le président sont tous membres d’une institution collégiale dont les décisions qui engagent l’instance sont prises à la majorité des élus titulaires, le président ne disposant pas du droit de vote.