La création d’un site internet CSE, comment et pourquoi ?

Élus, garder le lien avec les salariés est une priorité !

Les salariés attendent de leurs représentants du personnel qu’ils communiquent davantage sur leurs activités.Le site du Comité Social et Économique, ex Comité d’Entreprise ou CE, doit contenir des modules et fonctionnalités répondant à des besoins basiques : présenter votre bureau et ses membres titulaires, tenir informés les salariés des décisions officielles, présenter vos activités, communiquer sur les droits des salariés ou encore accéder aux informations en lien avec un évènement social comme un arbre de Noël… en bref, instaurer un dialogue social et informer les salariés sur le fonctionnement et les missions du CSE durant son mandat.

Comment financer la création de du site web du CSE

Il existe plusieurs types de sites dont les sites dits « vitrine » ou sites « e-commerce ».
Attention, selon que votre site soit un « site vitrine » ou un « site e-commerce » son financement ne peut pas être assuré par le même budget.

un site « e-commerce » se finance avec le budget des œuvres sociales :

un site « e-commerce » permet aux salariés d’acheter des prestations en ligne. Un tel site propose par définition un service d’accès à des activités sociales en lien avec les loisirs. Le salarié peut y faire un achat groupé, acquérir des bons d’achat ou de la billetterie. Faites attention aux prestataires peu scrupuleux qui avancent le contraire, le financement d’un site marchand avec le 0.2% n’est pas autorisé.

un site « vitrine » se finance avec le budget de fonctionnement :

un « site vitrine » vous permet de présenter le CSE, ses activités, son organisation. Sans possibilité d’achat en ligne, il peut tout à fait être financé par le budget de fonctionnement.

Comment créer son site web CSE

Une décision à valider sur un sujet mis à l’ordre du jour

Comme pour toute décision importante qui engage l’instance avec notamment une dépense à valider, le premier alinéa de l’article L. 2315-32 du code du travail s’applique. Il stipule que « les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents ». S’agissant d’une décision portant sur le fonctionnement interne du comité, le président dispose d’un droit de vote comme tout élu titulaire.
Le CSE doit, pour pouvoir voter sur une décision telle que la mise en place d’un site internet, le faire sur un point inscrit à l’ordre du jour. Il est préférable de prévoir ainsi les grandes lignes du cahier des charges envisagé pour la création du site internet, un budget estimatif. Si les élus ne savent pas définir ces éléments, ils peuvent créer un groupe de travail chargé de rédiger les besoins du comité avant de sélectionner deux ou trois professionnels pour disposer d’un devis afin de revenir vers le CSE pour valider le projet retenu.
Voici quelques éléments pour vous aider à réfléchir à votre cahier des charges.

Faites appel à un professionnel

Vous n’avez aucune connaissance en matière de site web et c’est normal, à chacun son métier. N’est pas développeur web qui veut. Outre les compétences techniques, la création d’un site internet complet demande beaucoup de temps et d’implication. Cela peut vite devenir compliqué et votre site peut ne jamais voir le jour. Faites appel à une agence web pour créer votre site internet CSE et orientez-vous vers une offre « clé en main » avec des templates entièrement personnalisés pour créer votre propre identité visuelle.
Préférez un prestataire proposant :

• des offres « clés en mains » à partir desquelles vous pourrez demander, de manière optionnelle, l’ajout de modules spécifiques selon vos besoins comme, par exemple, l’organisation d’un jeu-concours, la mise en place d’un sondage en ligne…
• des gestionnaires de contenu (CMS) simples d’utilisation comme WordPress ou Jimdo. WordPress est un CMS incontournable. Probablement le meilleur actuellement sur le marché. C’est une solution simple et évolutive qui offre un squelette solide sur lequel pourront être greffés les modules dont vous avez besoins. Par ailleurs, la création d’un article et la gestion des images sont très simples sur ce CMS, vous pourrez ainsi « ajouter, supprimer, modifier » des textes et des photos sans dépendre du prestataire web.

Le site web du CSE doit être mobile et sécurisé

A l’ère de la mobilité, le site internet CSE doit être très simple d’utilisation et consultable sur écran smartphone ou tablette. Préférez des sites dits « responsive » (c’est-à-dire qui s’adaptent à la taille de chaque écran).
Les personnes qui ne sont pas salariées de l’entreprise ne doivent pas pouvoir accéder au contenu de votre site CSE quel qu’en soit le contenu. Préférez donc des sites prévoyant une page d’identification avec un code unique par bénéficiaire. Ceci vous permettra également de gérer les salariés pouvant profiter de vos services.

Attention également à ne pas diffuser d’informations confidentielles données par l’entreprise dans le cadre des réunions de CSE et à respecter les limites de la liberté d’expression : le contenu des publications doit respecter la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse (pas d’injures ni de diffamations).

Ne négligez pas un suivi de maintenance et de sécurité notamment vis-à-vis des données personnelles des salariés qui sont traitées

La maintenance vous accompagne au fil du temps pour faire évoluer le site. Indispensable dans le temps, elle vous permettra de corriger les failles de sécurité, améliorer la rapidité ou la compatibilité de votre site. Dans le cadre du contrat de prestation de service passé avec le professionnel, il est important de prévoir une clause sur le respect du RGPD auquel doit s’engager le prestataire (https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4#Article28)

Voici les points principaux sur lesquels agir pour que votre site internet soit en règle avec le RGPD :

• 1/ Informer clairement le visiteur de votre site internet sur la collecte des données effectuées : vous devez demander le consentement de manière explicite à l’internaute pour la collecte/traitement de données personnelles telles que l’adresse IP, prénom, nom, et cela sur toutes les pages où sont situées des formulaires. Au-delà des données collectées, vous devez préciser la finalité de la collecte (gestion des ASC par exemple) et la durée nécessaire et appropriée de conservation des données (3 ans plus l’année en cours concernant par exemple les informations nécessaires dans le cadre d’un contrôle URSSAF). Par ailleurs, vous devrez également informer l’internaute qu’il a un droit d’accès à ses données et la manière dont il peut y accéder (par e-mail, téléphone, courrier…). Il est possible de préciser ces informations soit sur chaque page ou par le biais de mentions légales.
• 2/ Obtenir un consentement explicite sur le traitement des données « par exemple au moyen d’une déclaration écrite, y compris par voie électronique, ou d’une déclaration orale ». En pratique, vous devez donc avoir un bouton « Autoriser » et « Refuser ». Mais vous avez le droit de demander le consentement soit de manière globale, pour tous les services avec une page explicative de l’ensemble des services concernés, soit de le faire un service à la fois. Le RGPD stipule aussi que tout responsable de traitement doit apporter la preuve du consentement de la personne qui aurait accepté un traitement. Vous devrez donc enregistrer et conserver la preuve. Par ailleurs, l’internaute doit disposer d’un lien vers une page détaillant la collecte de données. L’utilisateur doit avoir un droit d’accès permanent, et de contrôle sur ses propres données incluant un « droit à l’effacement » lui permettant de demander la suppression de ses données personnelles.
• 3/ Durée du consentement : pour la collecte et le traitement des données, le consentement donné n’a pas de limite de validité, il est valable tant que l’utilisateur ne change pas d’avis.
• 4/ Protéger la transmission des données personnelles : vous devez vous assurer de la sécurité dans la transmission des données lorsqu’un internaute transmet des informations personnelles comme son nom, son prénom, son adresse email ou son téléphone, son adresse… Votre site doit donc être en « https:// » et non en « http:// ».
• 5/ Les mentions juridiques de votre site internet : Identité de l’organisme : CSE xxx ; Coordonnées du CSE ; Identité de l’hébergeur (entreprise en charge de stocker sur ses serveurs les données du site internet du site) ; lien vers les informations et mentions relatives au RGPD (point à voir avec le fournisseur).

Propriétaire ou locataire de son site CSE ?

Il existe deux formules. Vous pouvez louer votre site web moyennant un coût mensuel ou choisir d’en être l’heureux propriétaire. Ne pas dépendre d’un loueur permet d’amortir le coût plus facilement. A l’exception du coût initial, il n’y a pas d’abonnement à payer. Votre CSE ne s’acquittera que du coût annuel de l’hébergement et de la maintenance (selon la formule choisie). Vous disposez de votre propre nom de domaine et êtes libre de changer de prestataire à tout moment.
Dans tous les cas, posez-vous les bonnes questions avant d’acheter

Comment faire vivre votre site CSE ?

Pour faire vivre votre site web CSE, il vous faut proposer un contenu varié et régulier. Les salariés souhaitent connaître l’identité de leurs élus, leur rôle, le fonctionnement du CSE mais ils sont aussi friands de toutes les actualités issues de l’entreprise et de toutes informations traitant de leurs droits au quotidien. Vous devez donc proposer des articles via un fil actualités qui répond à ces préoccupations.

Vous disposez de tous les éléments opérationnels pour créer un site internet du CSE attractif, efficace et fonctionnel. Votre CSE n’a pas encore de site internet ? Ne vous coupez pas de cette opportunité de communiquer avec les salariés de manière rapide et ciblée avec un budget réduit.