Le Procès Verbal du CSE (PV de rédaction) et le compte rendu de réunion du CSE

Différences entre un compte-rendu et un procès-verbal de réunion du CSE

Les élus de CSE font souvent l’amalgame entre compte rendu CSE et procès verbal, mais, bien qu’ils partagent la même finalité, qui est de refléter les discussions en réunion, le compte rendu CSE et le procès-verbal se distinguent par des caractéristiques et une portée juridique distinctes.

Définition du compte rendu du CSE

Le compte rendu CSE, vise à obtenir une preuve écrite et à rappeler les discussions qui se sont tenues lors de la réunion du CSE dans une entreprise.
Le compte rendu CSE est donc un bilan général du déroulement de la réunion. Bien qu’il serve de documentation écrite sur les échanges, il n’a pas de valeur probante devant les juridictions.
À la différence du procès-verbal, qui doit impérativement être rédigé par le secrétaire de séance, n’importe quelle personne peut rédiger un compte rendu et sa rédaction est assez simple.
Le compte rendu CSE, synthèse de la réunion, doit cependant être rédigé de manière structurée avec :

• Le nom du rédacteur Lors de la réunion;
• La date et l’heure de la réunion ;
• Les destinataires du compte-rendu de réunion;
• Le nom des participants à la réunion et leurs fonctions ;
• Le sujet de la réunion et son contexte ;
• Une note concise résumant les points clés de la réunion.
• Une synthèse finale englobant la conclusion et le résultat de la réunion.

Définition du procès verbal du CSE

La rédaction du procès-verbal est une obligation après chaque réunion du Comité social et économique.
Le procès-verbal de réunion a pour objectif de consigner de manière officielle les décisions prises lors de la réunion. Dans le contexte du Comité social et économique, il retranscrit l’intégralité des échanges verbaux des participants à la réunion. Le PV de réunion du CSE est ensuite soumis à l’approbation de tous les participants à la réunion. Sur le plan juridique, il confère une force probante aux engagements pris par l’employeur envers les salariés de l’entreprise.
La rédaction de ce document officiel est une responsabilité incombant au secrétaire du CSE, conformément à l’article L.2315-34 du Code du travail.

Le procès-verbal CSE : pouvoir et obligation du Secrétaire du CSE

Aucune autre personne que le Secrétaire du CSE ne peut décider de rédiger ou superviser la rédaction du procès-verbal : ni l’employeur, ni ses assistants, ni un représentant syndical au CSE, ni aucune autre instance, ni aucun autre élu du comité de l’entreprise. Sauf, bien sûr, en l’absence du secrétaire en titre. Dans ce cas, soit un Secrétaire-adjoint ou en son absence un titulaire présent, sera désigné secrétaire de séance.

Si c’est donc le pouvoir du seul Secrétaire du CSE, c’est aussi son obligation. 

Le Secrétaire retarde la rédaction du procès-verbal ou refuse d’en rédiger un, il commet un délit d’entrave.

Si le Secrétaire a le pouvoir de rédiger, il ne décide pas seul du contenu final. Le procès-verbal est adopté par une nouvelle réunion plénière du comité (physique, téléphonique ou en vidéo conférence) convoquée selon les règles. En général, c’est à la séance suivante que le procès-verbal est soumis au vote du comité. Il peut donc y avoir des modifications de la rédaction proposée par le Secrétaire dans le procès-verbal adopté in fine. L’employeur ni aucun élu n’ont le pouvoir d’imposer leur rédaction, seul le vote en décide.

Contenu du procès-verbal

Ce que le procès-verbal doit contenir obligatoirement :

• Un résumé des propos tenus au cours de la réunion (par les élus, l’employeur, ses assistants et les invités éventuels).
• Toutes les décisions prises par le comité lors de la réunion.

Ce que le procès-verbal diffusé aux salariés ne doit pas contenir :

• Des propos diffamatoires.
• Des informations présentées comme confidentielles par l’employeur.

Par contre et parallèlement, à notre avis, un procès-verbal complet contenant ces questions confidentielles doit être adopté et archivé. Sinon l’employeur n’aurait aucune preuve qu’il a, par exemple, consulté le comité sur une nouveauté concurrentielle ayant un caractère confidentiel.

Un procès-verbal peut être exhaustif ou synthétique, l’accord ou le comité unilatéralement en décide.

Il est toujours préférable d’indiquer qui parle. Les salariés qui liront le procès-verbal ont le droit de savoir ce que disent ceux qu’ils ont élus.

Le procès-verbal fait « force de loi », son contenu est une preuve

Le contenu du procès-verbal est opposable en justice : une promesse de l’employeur, par exemple, devient un engagement officiel. S’il n’est pas respecté, l’employeur peut être poursuivi. Pour les ASC, autre exemple, un contrat signé, par un membre du comité, et qui n’aurait pas fait l’objet d’une délibération portée à l’ordre du jour d’une réunion plénière et explicitement porté au procès-verbal, n’a pas d’existence légale. Le procès-verbal est bien la seule preuve de la réalité du comité et des décisions qu’il a prises.

Nouveautés du procès-verbal pour le CSE

Le CE avait un procès-verbal, les DP avaient des réponses écrites de l’employeur aux « réclamations individuelles ou collectives », le CHSCT avait un procès-verbal. Mais si le CE pouvait financer la prise de notes avec son budget de fonctionnement, le CHSCT devait tenter de le faire financer par l’employeur, n’ayant pas de budget propre.

Désormais le CSE peut financer la prise de notes avec le budget de fonctionnement du CSE y compris pour les questions SSCT et c’est le procès-verbal du CSE qui contiendra les réponses de l’employeur aux « réclamations individuelles ou collectives » traitées auparavant en DP. Cela donne une responsabilité et un pouvoir supplémentaires au Secrétaire du CSE.

Diffusion du procès-verbal

Un procès-verbal ne peut être diffusé qu’après son adoption par un vote en séance plénière. Paradoxalement, la loi n’impose pas la diffusion du procès-verbal aux salariés. C’est au règlement intérieur d’en décider. Il est, à notre avis, évident de prévoir les modalités de diffusion du procès-verbal dans le règlement intérieur du comité. Encore une fois, la démocratie impose que les salariés connaissent les délibérations et les décisions prises par les représentants qu’ils ont élus.
Un syndicat ou l’employeur ont-ils le droit d’informer les salariés du contenu d’une réunion de CSE, avant que le procès-verbal ne soit adopté et donc diffusable ?
Oui à certaines conditions.
On pourra appeler un tel document « compte-rendu »
ou « information ». Pas question de diffuser un simili procès-verbal. Donc, pas de diffusion dans un compte-rendu du débat mot à mot. Par contre une synthèse des décisions est tout à fait acceptable.
L2315-34, L2315-35 ; R2315-25, 26, 27

Délais, modalités de rédaction : un accord peut définir ces règles

Un accord d’entreprise peut fixer le délai de rédaction et les modalités d’élaboration du procès-verbal. Dans les entreprises dépourvues de délégué syndical, cet accord peut être passé entre l’employeur et le CSE.

Cet accord peut donc, notamment, décider des modalités du recours à la sténographie ou à l’enregistrement des délibérations du comité et de la partie qui paye cette prestation.

À défaut d’un tel accord :

• Le délai est de 15 jours,
• Le CSE peut décider unilatéralement d’avoir recours à une entreprise extérieure de sténographie, de prise de notes ou de procéder à l’enregistrement.
• Si c’est l’employeur qui demande un enregistrement, une prise de notes ou l’usage de la sténographie, c’est lui qui paye.

Ainsi, au plus tard 15 jours après la réunion (ou à l’issue du délai fixé par accord) le Secrétaire doit transmettre le projet de procès-verbal à l’employeur et aux autres élus. Ce qui permettra :

• À l’employeur de préparer ses réponses aux propositions faites par les élus au cours de la réunion du comité. Réponses qu’il devra fournir à la réunion suivante.
• Aux autres élus et l’employeur de préparer leurs éventuelles suggestions de modification du contenu du procès-verbal proposé.

Les prestataires de rédaction de compte rendu et de PV de réunions 

Confier à un prestataire la rédaction d’un compte rendu de réunion ou d’un procès verbal peut faire gagner un temps précieux à l’élu de CSE.  Il existe de nombreux prestataires spécialisés dans la rédaction de compte rendu et de procès verbal pour les entreprises.

Que dit la loi sur la sous traitance de rédaction des PV de réunion?

Voici ce que dit l’article D2315-27 du Code du travail rédigé par le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique  

1 – Le recours à un prestataire pour rédiger le compte rendu et de PV de réunions est légal

« L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.

2 – L’employeur ne peut s’opposer au recours à un prestataire pour rédiger le compte rendu et de PV de réunions

Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.

3 – Le prestataire qui rédige le compte rendu et de PV de réunions à une obligation de discrétion

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.

4 – Qui rémunère le prestataire qui rédige le compte rendu et de PV de réunions ?

Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »

Lorsque c’est le CSE qui décide de faire appel à un professionnel, les frais sont imputés sur son budget de fonctionnement.

Ainsi, le Code du travail garantit le droit du CSE à externaliser la rédaction des PV. Une direction qui s’y oppose commet un délit d’entrave.

Quels sont les avantages de la sous traitance de rédaction des PV de réunion?

RESPECTER DES DÉLAIS LÉGAUX

Depuis la loi Rebsamen et les ordonnances Macron, le procès verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion. Cependant, les Secrétaires de CSE ont déjà des prérogatives très large dans l’entreprise. La rédaction des PV de CSE est une tache supplémentaire chronophage que le secrétaire peut être amener à repousser faute de temps et le délai peut être dépassé. 

Sous-traiter la rédaction des PV à un professionnel est donc un excellent moyen de soulager le secrétaire du CSE et de respecter les délais légaux

AVOIR UNE REDACTION DU PV DE RÉUNION IRREPROCHABLE

La rédaction du PV de CSE n’est pas une simple formalité administrative car elle est soumise à des règles strictes. Orthographe, style…  Le PV doit être rédigé avec soin sous peine de voir son approbation remise en question. Recourir à un prestataire extérieur, dont c’est le métier, c’est s’assurer de la qualité du rendu et limiter les risques que le PV de CSE ne soit contesté ou refusé.  

AVOIR UN PV DE REUNION COMPLET

Faire appel à une entreprise extérieure pour aider le secrétaire du CSE à retranscrire les débats de la réunion lui permet également de suivre et de participer pleinement aux échanges. De plus, le rédacteur, extérieur à l’entreprise sera concentré sur la prise de notes et ne manquera aucune information importante lors de la réunion. Le CSE disposera ainsi d’un PV complet et impartial. Ne l’oublions pas, le PV de CSE a une valeur juridique, la qualité de sa rédaction pourra vous aider dans le cadre d’une éventuelle procédure, il ne faut pas la bâcler.