Les bonnes résolutions comptables du CSE pour 2022

Obligations comptables des CSE… Faisons le point sur les 3 nouveaux règlements de l’Autorité des Normes Comptables (ANC) du 22 novembre. Quelles sont les modifications par rapport la version de 2015 ? Comment les mettre en pratique en ce début d’année ?

Cela peut paraître étrange de joindre les termes « bonnes résolutions » et « comptables » mais le début d’année se prête bien à ce « jeu » pour les élus de CSE (comités sociaux et économiques), d’autant plus que c’est l’occasion de faire le point sur les quelques changements issus des 3 nouveaux règlements de l’Autorité des Normes Comptables (ANC) du 22 novembre propres aux CSE qui viennent d’être publiés au Journal officiel du 4 décembre dernier.
Commençons par faire un point sur le contenu de ces règlements qui modifient la précédente version datant de 2015, avant de voir comment les mettre en pratique sur le début de l’année 2022.

Quid des changements contenus dans les 3 nouveaux règlements de l’ANC ?

Ces 3 règlements concernent chaque catégorie de CSE « petits », « moyens » et « gros » :

Le règlement n° 2021-05 du 3 septembre 2021 relatif aux comptes annuels des CSE inclue un modèle de bilan et de compte de résultat annuels simplifiés avec annexe, correspondant à une comptabilité ultra-simplifiée. Ce cadre concerne la grande majorité des CSE, à savoir les petits CSE, dont les ressources n’atteignent pas 153 000€ ;
Le règlement n° 2021-06 du 3 septembre 2021 relatif aux documents comptables des moyens CSE (état annuel des recettes et dépenses, état de la situation patrimoniale) qui doivent avoir recours à un expert-comptable pour présenter leurs comptes avec la possibilité d’opter pour une comptabilité simplifiée. Il s’agit des CSE qui ne remplissent pas 2 des 3 critères suivants :
des ressources d’un montant supérieur à 3,1 millions d’euros (subventions de l’employeur + participations des salariés),
un total de bilan supérieur à 1,55 million
plus de 50 salariés employés par l’instance
Le règlement n° 2021-07 du 3 septembre 2021 relatif aux comptes consolidés pour quelques 200 à 300 gros CSE qui dépassent 2 des 3 seuils évoqués ci-dessus et doivent à ce titre faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes et mettre en place une commission des marchés.

Ces règlements permettent de prendre en compte le passage du CE au CSE et l’évolution en 2018 du règlement comptable des associations. Ils modifient également un élément comptable particulier qui n’aura en pratique que peu d’incidences : les contributions reçues par le CSE en nature, qui devaient en théorie être évaluées pour être comptabilisées (locaux, matériels mis à disposition par l’employeur…), mais qui ne l’étaient que rarement dans la pratique, ne sont plus à prendre en compte.

Quelles sont les opérations à prévoir sur le premier semestre 2022 ?

Passons à la pratique, et aux bonnes résolutions !

Le Code du travail impose un arrêté des comptes et approbation des comptes avec l’établissement d’un rapport d’activité et de gestion ainsi qu’un rapport sur les conventions passées, plus ou moins détaillés selon la taille des CSE (pour avoir accès aux modèles applicables : voir ici) mais sans donner beaucoup de précisions sur les modalités pratiques. L’ANC impose ces opérations pour chaque budget : fonctionnement et ASC (Activités Sociales et Culturelles).

Seule une date butoir, fixée à 6 mois après la clôture de l’exercice comptable, est prévue par le Code du travail pour approuver les comptes lors d’une réunion de CSE spécifique suivie d’une information des salariés « par tout moyen ». A noter qu’aucune sanction n’est prévue en cas de dépassement de ce délai (il peut être prolongé à la demande du CSE par ordonnance du président du tribunal judiciaire statuant sur requête).

Le CSE a ainsi tout intérêt à organiser les modalités pratiques d’application de ses obligations comptables assurant le respect de la loi dans son règlement intérieur. 5 étapes sont à organiser :

date/période de l’arrêté des comptes (généralement premier trimestre ou quadrimestre de l’année dans le cadre d’un exercice comptable basé sur l’année civile),
élus chargés de l’arrêté des comptes (« plusieurs membres » selon le Code du travail) avec ou sans l’appui d’un expert-comptable, selon la taille du CSE, qu’il faudra au préalable avoir choisi sur la base d’une mission votée en séance plénière,
modalités d’établissement du rapport de gestion et d’activité qui doit présenter « des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l’entreprise », et du rapport sur les conventions passées,
modalités d’approbation des comptes avec la présentation du rapport de gestion et d’activité
modalités d’information des salariés: réunion pour évoquer le rôle les missions et moyens d’actions du CSE, au-delà de ses obligations comptables ? information sur un panneau d’affichage et/ou sur le site du CSE ? e-mailing ?…

Le rapport de gestion et d’activité peut être un outil précieux pour rendre lisible, et même si possible attractive, la présentation de l’organisation, de la gestion, des missions et des activités du CSE au cours de l’année passée.

Quid d’un éventuel transfert en cas d’excédent budgétaire ?

Des élus de CE réclamaient depuis longtemps la possibilité d’un transfert d’argent du budget de fonctionnement vers le budget ASC…

S’il est devenu possible depuis la mise en place du CSE, il est limité, rappelons-le, à 10% de l’excédent constaté (et non du budget) pour chacun des deux budgets soumis à approbation.

Il est également risqué, car dans l’hypothèse où il serait décidé par vote en séance plénière, il rend impossible la prise en charge d’une expertise co-financée par le CSE et l’employeur en cas d’insuffisance de ressources par le CSE sur les 3 années à venir…

L’intérêt de voter un budget prévisionnel

Si vous n’avez pas eu le temps de le faire sur le dernier trimestre, il est plus que temps en ce début d’année de déterminer les grandes lignes d’un budget prévisionnel et de le voter (plus exactement deux budgets prévisionnels correspondant d’une part, aux ASC et d’autre part, au fonctionnement et aux AEP ).

Cette opération, qui n’est obligatoire que pour les gros CSE, permettra aux petits et moyens CSE de se projeter sur l’année à venir en prévoyant les postes de dépenses les plus importants au vu des recettes espérées avec parfois la nécessité de tenir compte de l’impact de la crise sanitaire (activité partielle, suppressions de postes).

La construction du budget prévisionnel permet de matérialiser la « politique » sociale et culturelle du CSE avec l’accent mis ou pas sur les activités collectives (si compliquées par les temps sanitaires qui courent mais si utiles pour le lien social qui fait tant défaut), sur les activités avec ou sans participation des salariés et/ou de leurs familles…

Un budget prévisionnel permet également de procéder à l’engagement des dépenses prévues sur chaque ligne sans avoir à voter à chaque fois qu’une dépense est envisagée et donc sans devoir attendre une réunion plénière pour signer un chèque ou effectuer un virement.

Dernière des bonnes résolutions à prendre et réaliser : l’archivage

Utile notamment en cas de contrôle URSSAF ou en cas de litige avec l’employeur, un salarié ou un prestataire, les comptes annuels des comités, ou les documents comptables des petits comités soumis à une comptabilité ultra-simplifiée, ainsi que les pièces justificatives afférentes, doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auxquels ils se rapportent (art. L 2315-75 du Code du travail).

Aucune précision légale ou réglementaire n’est apportée sur les modalités pratiques de conservation des documents. Par souci de prudence, il peut être prévu dans le règlement intérieur du CSE que les documents comptables soient conservés sous format papier et sous format numérique dans le local du CSE.

A vous de « jouer » !