La feuille de paye

Une obligation pour l’employeur

Tout salarié a droit à un bulletin de paie. L’employeur doit remettre un bulletin de paie à toute personne salariée quels que soient le montant et la nature de sa rémunération, la forme ou la validité de son contrat (L3243-1). Ce bulletin doit être remis au salarié au moment du paiement de son salaire (L3243-2).
Sauf accord ou usage contraire, le bulletin de paie est en principe quérable, c’est-à-dire que le salarié doit venir le chercher à l’entreprise. Mais dans la pratique, l’employeur le remet en main propre ou l’envoie par courrier.
L’employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans (L3243-4). Le bulletin doit par ailleurs indiquer de manière claire et précise que le salarié doit conserver ce document sans limitation de durée.
L’employeur qui ne délivre pas de bulletins de paie ou délivre des bulletins de paie irréguliers est passible d’une amende de 3^ème classe (450€) (R3246-2).

Nb : La remise tardive du bulletin de paie peut ouvrir droit au versement de dommages et intérêt si le salarié démontre l’existence d’un préjudice découlant de ce retard (Cass. soc. 13 avril 2016 n° 14-28.293).  

Le bulletin de paie électronique

« Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». La remise du bulletin de paie sous forme électronique doit être effectuée dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données L3243-2.
Quand l’employeur décide de mettre en place le bulletin de paie électronique, il doit informer les salariés de leur droit d’opposition, un mois avant la première émission du bulletin de paie en format électronique, ou au moment de l’embauche (D3243-7). Ces salariés continueront alors de recevoir un bulletin papier.
À tout moment le salarié peut s’opposer à la remise du bulletin de paie électronique.  Il notifie alors sa décision à l’employeur qui a trois mois au plus pour revenir au bulletin de paie papier (D3243-7).
La durée de disponibilité du bulletin de paie électronique est de 50 ans ou bien jusqu’aux 75 ans du salarié.
En cas de fermeture de l’entreprise qui l’emploie ou du prestataire qui gère le stockage des bulletins de paye pour son employeur, le salarié devra en être prévenu 3 mois avant afin qu’il puisse récupérer les bulletins stockés. À tout moment, un salarié peut récupérer ses bulletins de paie stockés sous un format courant et sans difficulté informatique (D 3243-8). Ces bulletins devront être aussi accessible à travers le Compte Personnel d’Activité (CPA) (R3243-9)

La modèle de bulletin de paie

Depuis le 1er janvier 2016 le modèle du bulletin de paie a connu de nombreuses modifications. La dernière en date découle d’un arrêté du 31 janvier 2023 qui modifie la liste et la présentation des différentes rubriques devant figurer sur le bulletin de paie afin, notamment, d’y faire figurer le « Montant net social ». Le montant net social est le revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Au-delà de cette nouvelle mention, le bulletin de paie doit notamment faire figurer :

• Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
• S’il y a lieu, l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié
• Le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable.
• La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires
• La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (prime d’ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité, …) ;
• Le montant de la rémunération brute du salarié ;
• Le montant et l’assiette des cotisations ;
• Le montant des exonérations ; 
• L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source ;
• Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;
• La date de paiement de cette somme ;

Nb : Aucune mention relative à l’exercice du droit de grève et à l’activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie. Le non-paiement des heures de grève est traduit par l’intitulé « absence non rémunérée » et les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.

Quelques précisions et conseils pour comprendre et vérifier sa feuille de paye

Le salaire brut

La feuille de paye commence par énumérer les sommes brutes qui vont constituer la base de calcul des cotisations sociales, tant patronales que salariales.
On y trouve le salaire de base brut (à plein temps basé sur 151,67 heures), les heures supplémentaires ainsi que les accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (la prime d’ancienneté, les primes liées à l’exécution du travail, l’indemnité de congés payés, etc.).
D’autres sommes sont exclues du salaire brut et ne sont donc pas soumises à cotisation. Par exemple :

• La participation de l’employeur (et/ou du CSE) à la prévoyance et à la complémentaire maladie,
• Le remboursement des frais professionnels (frais de déplacements, indemnités ou paniers repas, frais de télétravail…) dans les limites admises par les URSSAF (https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels.html),
• La part employeur (et/ou du CSE) du titre restaurant,
• Le remboursement de l’abonnement de transport urbain ou la prime de transport,
• L’intéressement, la participation, l’abondement de l’entreprise au plan d’épargne entreprise, etc…

Les sommes qui ne sont pas incluses dans le salaire brut ont l’avantage de ne pas être soumises à toutes les charges sociales ni à l’impôt sur le revenu mais ont l’inconvénient de ne pas compter pour le calcul de la retraite, par exemple.

À quoi servent les cotisations sociales ?

Les cotisations sociales versées par le salarié et l’employeur sont versées aux différents organismes de la protection sociale (l’assurance maladie, l’assurance chômage, la retraite) et permettent aux salariés, en tant qu’assurés, de bénéficier de certaines prestations comme le remboursement de soins médicaux, les indemnités journalières, la retraite, etc.

Il est possible de retrouver sur le bulletin de paie deux types de cotisations :

les cotisations à la charge du salarié :

• l’assurance vieillesse de base ;
• la retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO) ;
• contribution sociale généralisée (CSG) ;
• contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) ;
• la cotisation APEC ( pour les cadres) ;
• la contribution d’équilibre technique (CET) uniquement pour les salariés dont les revenus sont supérieurs au plafond de la sécurité sociale ;

les cotisations à la charge de l’employeur :

• l’assurance vieillesse de base et la retraite complémentaire ;
• l’assurance maladie (cotisation maladie – maternité – invalidité – décès) ;
• l’assurance chômage ;
• les cotisations d’allocations familiales ;
• la contribution solidarité autonomie ;
• les cotisations d’accidents du travail ;
• le versement au fonds national d’aide au logement (Fnal) ;
• la cotisation assurance garantie des salaires (AGS) : sert à régler les rémunérations restant dues aux salariés en cas de liquidation d’une entreprise défaillante.
• le forfait social ;
• le versement mobilité (pour les employeurs de 11 salariés et plus dans un périmètre de transport urbain) ;
• les contributions de formation professionnelle et taxe d’apprentissage ;
• la contribution annuelle pour l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH).

C’est l’employeur qui doit verser les cotisations et contributions (part salariale et part patronale confondues) aux Urssaf et CGSS si le salarié relève du régime général de Sécurité sociale.

Le taux est fixe et propre à chaque cotisation (voir tableau ici).

Comment est calculée la CSG-CRDS ?

La Contribution Sociale Généralisée (CSG instituée en 1990) et la Contribution à la Réduction de la Dette Sociale (CRDS en 1996) sont dues par toute personne ayant un revenu, salarial ou non : salaires, épargne salariale, mais aussi loyers perçus par un propriétaire, dividendes ou plus-values perçus par un actionnaire, etc.
Les taux de la CSG et de la CRDS sont les suivants :

• CSG : 9,20 % ;
• CRDS : 0,50 %.

Sur le bulletin de paie, ces deux contributions sont divisées en deux avec d’un côté la CSG déductible des impôts et représentant un taux de 6,8 % et de l’autre la CSG/CRDS non déductible des impôts qui représente 2,9% (2,4 % + 0,5%).

En savoir Plus :

• Prime de panier : Cette prime peut être versée au salarié sans être soumise à charges sociales lorsque la restauration est prise sur le lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation du travail telles que : travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé ou de nuit.